Neurrirako softwarea ala software estandarra: nola erabaki

Erabakia egokitasunaren araberakoa da. Software estandar batek zure enpresak behar duenaren % 90-95 betetzen badu, lan egiteko modua aldatzera behartu gabe, aukerarik onena izan ohi da: azkarrago abiarazten da, eta haren kostua bezero askoren artean banatzen da. Kanpoan geratzen dena zure enpresa desberdin egiten duena bada, edo programara egokitzeak denbora eta akatsak eragiten badizkizu egunero, neurrirako software batek merezi du. Eta askotan, erantzunik onena bien konbinazio bat da. Artikulu honetan nola ebaluatu azaltzen dugu.

Zer den bakoitza

Software estandar bat enpresa askorentzat aldi berean pentsatutako programa bat da: ERP bat, kontabilitate-programa bat, CRM bat edo harpidetza bidezko hodeiko aplikazio bat. Bere sektoreko funtzio ohikoenak ebatzita dakartza, fabrikatzaileak uzten dituen mugen barruan konfiguratzen da, eta normalean erabiltzaileko lizentziekin edo aldizkako kuota batekin ordaintzen da. Haren bilakaera fabrikatzaileak erabakitzen du, bezero gehienek eskatzen dutenaren arabera.

Neurrirako software bat enpresa jakin baten prozesuetarako diseinatu eta programatzen da. Behar dituen funtzioak ditu, ez gehiago ez gutxiago, bere negozio-logika programatuta: bere kalkuluak, arauak eta dokumentuak. Ez du erabiltzaileko lizentziarik, eta enpresak erabakitzen duenean eboluzionatzen du. Horren truke, hasierako inbertsio handiagoa eta aurretiko azterketa zaindua behar ditu.

Bietako bat ere ez da hobea, berez. Garrantzitsuena da zein egokitzen den zure enpresara, eta zer kosturekin urteetan zehar.

% 90-95aren araua

Aholkularitzetan aplikatzen dugun irizpidea da: software estandar batek behar duzunaren % 90 eta % 95 artean betetzen badu, funtzionalitate eta prezioaren arteko erlaziorik onena izan ohi du, eta hala gomendatzen dizugu. Zorroztasunez egiaztatzeko:

1. Egin zure benetako prozesuen zerrenda, haien salbuespenekin: eskaera presazkoa, baldintza bereziak dituen bezeroa, bi sinadura behar dituen onarpena.
2. Eskatu erakustaldi bat zure kasuekin, ez fabrikatzailearenekin. Eraman prozesu bakoitzaren benetako adibide bat, eta egiaztatu nola ebazten den.
3. Begiratu arretaz egokitzen ez dena. Ehunekoak garrantzi gutxiago du falta denaren izaerak baino. Bigarren mailakoa bada, hura gabe bizi zaitezke edo egokitzapen txiki batekin konpon daiteke. Zure negozioaren muina bada, zu lehiakideengandik bereizten zaituena, % 5 horrek gainerakoak baino gehiago pisatzen du.
4. Kalkulatu egokitzearen kostua. Programak bueltak ematera, Excel paralelo bat eramatera edo gauza bera bi aldiz idaztera behartzen zaituen bakoitzean, denboran eta akatsetan eguneroko kostu bat dago, inongo fakturatan agertzen ez dena.

Ezer egokitzen ez denean, egokitzea garesti ateratzen da egunero, eta hor sartzen da neurrirako softwarea.

Konparazio-taula

3-5 urterako kostuak

Akatsik ohikoena lehen urtea bakarrik alderatzea da. Kudeaketa-software bat urte askotan egoten da enpresarekin; beraz, konparazio zuzena 3-5 urteko epean egiten da, aukera bakoitzaren kostu guztiak batuz.

Software estandar batean, hauek kontatu behar dira:

• lizentziak edo harpidetza, erabiltzaile kopuruaz eta urteez biderkatuta, eta haien bilakaera langile kopurua hazten bada;
• ezarpena, konfigurazioa eta datuen migrazioa;
• berez ez datozen modulu gehigarriak eta pertsonalizazioak;
• prestakuntza, handiagoa izan ohi dena, programak erabiltzen ez dituzun gauza asko egiten dituelako;
• eta egokitzearen kostua: denbora, bikoiztutako zereginak eta kalkulu-orri paraleloak.

Neurrirako software batean:

• hasierako garapena, faseka bana daitekeena;
• ostatatzea;
• mantentze teknikoa eta bilakaera, behar duzunera doitzen direnak.

Ez dago erantzun orokorrik: erabiltzaile gutxirekin eta prozesu arruntekin, estandarra hobea izan ohi da; prozesu propioekin, erabiltzaile askorekin edo automatizatu beharreko eskuzko lan askorekin, balantza neurrirako garapenaren alde makurtzen da. Garrantzitsuena kontu osoa zure datuekin egitea da.

Konbinazioak (estandarra + integrazioa)

Askotan, irtenbiderik onena ez da aukeratzea, konbinatzea baizik: software estandarra ondo dabilen lekuan mantentzea, kontabilitatean edo fakturazioan adibidez, eta falta den pieza bakarrik garatzea neurrira, harekin konektatuta, informazioa bi aldiz idatz ez dadin. Adibidez:

• kudeaketa-programaren datuak kontsultatu eta eguneratzen dituen bezeroen edo bazkideen ataria: Gipuzkoako Sendagileen Elkargoan, webguneak eta barne-kudeaketarako programak informazioa partekatzen dute, eta elkargokideek Internet bidez egiten dituzte beren izapideak;
• sistema zentrala elikatzen duen landa-lanerako aplikazio bat, mugikorretik;
• zure sektoreko kalkulu- edo dokumentazio-modulu oso espezifiko bat, Arzaken softwareak sortzen dituen alergeno-fitxak edo Embalan3ren edukiontzien 3D karga, kasu;
• online dendaren edo webgunearen konexioa ordainketa-pasabide batekin edo ERParekin.

Konbinatzeak bi baldintza ditu: software estandarrak harekin konektatzeko aukera ematea (API bidez edo datu-trukearen bidez) eta norbaitek integrazioa sistema osoan pentsatuz diseinatzea, ez pieza berrian bakarrik.

Zer komeni zaizun argi ez baduzu, aholkularitza teknologiko batean zure prozesuak eta aukerak aztertzen ditugu, eta zure kasua software estandar batean egokitzen bada, esango dizugu. Garapen propio bat behar baduzu, ikusi nola lan egiten dugun neurrirako kudeaketa-softwarean eta web aplikazioetan.